拖延癥,職業病還是管理缺陷————論任務目標信息化的重要性和實現途徑
Date | October 23,2015

你有過這樣的情形么?年初做的規劃,到年中或年尾都不清楚做到了什么進度,下屬都做了哪些工作?計劃好這個月要完成某項報告,但是因為規劃或溝通等原因,最終不了了之?已有研究表明,近九成職場人都愛拖延、近半職員會拖到最后一刻、入職時間短的職場人更加拖延。


遠離拖延癥的有效方式是:確定目標,把事做完再放松。目標管理作為一種民主管理的手段,不僅僅可以降低個人的拖延癥,還在提高組織效率方面有著特殊的作用,組織越龐大、業務越復雜,這種作用就越明顯。


在管理實踐中,任務管理和目標管理密切,往往采用任務管理的思維推行目標管理。也就是說,任務目標兩者之間既不是排斥的管理,也不是完全重疊的。那么采用傳統手段,任務目標的設定和實現難以實時監控和調整。隨著信息技術手段的日益進步,可借助互聯網思維實現任務目標的信息化和先進性管理,以便起到督促作用,大大降低職場中的拖延癥。


但是,任務目標信息化究竟是什么?會遇到哪些挑戰,并獲得哪些效益?


任務目標信息化


任務目標信息化,也就是說借助互聯網思維,通過流程規范自己或員工的目標設定和實現過程。在系統中,可完成目標分解、任務計劃回顧、任務計劃監控、結果評價等過程,可以實時了解自己或下屬員工的工作進度,提升員工工作效率和組織效率。


目標設定應注重的原則


(1)簡化性:目標項不宜過多,選擇對公司利潤/價值影響較大的目標,以3-5條為好,可視具體情況酌情增減;


(2)挑戰性:目標值不宜過高或過低,應力求接近實際,在此基礎上增加目標的挑戰性;


(3)一致性:各層次的目標應保持一致,下級目標要以完成上級目標為基準。


任務目標分解的方法


 任務目標分解是一個由上至下的過程,集團企業的戰略目標一般分為2-3個,可將總經理(對應CEO)的各項指標分解到各個部門負責人(對應VP)頭上,再由各中心總監分解到各部門經理,再從各部門經理分解到各相應崗位處。在目標分解的過程中應先將公司目標中的重要指標進行分解,然后,由各個部門分解其他部分。


當然,任務目標在是實際實現過程中往往要進行適當調整,比如領導偶爾會口頭交代一項任務,或某崗位員工離職需要另一員工接替,在這種情況下,該名員工的績效考核指標應發生相應的調整。而且,只有領導和員工分別對已有任務計劃進行更新,才能對該名員工進行公平考核。


朗新系統可對任務目標進行即時更新,并與領導任務目標相關聯,即員工可通過系統獲得領導指派的任務,并且員工可將更新的任務目標在系統中遞交上級進行審批。這種途徑不僅僅提高了企業內部的溝通效率,更為績效考核提供精準的依據。


通過目標分解發現企業內部所有的考核指標都是相輔相成的,往往一個大指標的實現需要多個部門共同配合完成。任務目標分解具體方法如下:


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在過程中可隨時進行如下操作:


① Anytime review(隨時回顧),隨時查看未開始、執行中、已完成等狀態下的任務。


② Anytime check(隨時督辦),可隨時查看自己或下屬工作進展狀況,進行警告或督辦。


③ Anytime Adjust(隨時臨時調整),有兩種途徑可以實現,第一,領導可通過會議指派或口頭安排,由下屬填報審批;第二,領導通過系統下發任務安排,再開會通知。


此過程中的挑戰


任務目標功能模塊不僅僅是將手工的任務目標分解移植到線上,更是企業內部流程的變革。若想最大化發揮任務目標模塊的功能,企業面臨的挑戰如下:


首先,要求企業內部員工的工作習慣進行改變。在國內大多數企業中,員工或多或少會存在一定的“惰性”,也存在著一定的“僥幸”心理。很多員工自身的工作內容領導無法實時監控,因此在工作上易產生偷懶行為;另外,因為企業日常工作中,很多工作內容是領導口頭交代或工作存在一定的難度,員工就會一拖再拖,最終該工作會不了了之。在以上問題的基礎上,若想將任務目標的功能達到最大化,員工需要隨時在系統中記錄自己的工作任務并即時標記任務進展狀態,也就說,即使領導口頭交代一項任務,也需要員工在系統上進行提交審批。另外,領導可通過系統對員工的任務執行狀態進行隨時監督,這對于員工來說需要一定的時間進行適應。


其次,該功能模塊需要得到集團高層領導的支持。若集團企業想通過任務目標的逐級分解得到集團的任務地圖,進而與集團的戰略地圖相匹配,這需要集團高層領導的支持。因為,這項功能模塊不僅僅是針對集團內部某一類人,而是針對集團內部所有員工,并且是對員工日常工作行為的改變,因此,這就需要公司高層領導利用其職權進行強制要求,或利用其個人魅力進行渲染。


最后,該功能模塊需要大量培訓。任務目標功能模塊的應用也是一類知識的學習,其應用方式和設計理念需要大量的培訓才能夠在企業內部得以實現。因此,該功能模塊的熟練應用需要一定時間的使用期。


任務目標信息化獲得的收益或解決的主要問題


收益1:公司高層領導可實時掌握公司整體運行狀況,對企業發展或突發狀況可進行及時或全面的指導。


收益2:更新企業內部流程體系,使員工工作目標及任務計劃更加明晰。


收益3:使績效考核更加客觀,克服近因效應、首因效應等不公平行為,使得績效考核更加公平客觀。


收益4:為員工、部門主管及HR部門提供統一的績效業務處理平臺,實現績效管理全員參與,增強員工績效意識,最終達到提升員工個人及部門整體績效的目標。


收益5:嚴格的員工分等比例設置與校驗,確保績效評價的客觀、公正性。


收益6:績效管理的各項業務流程及時提醒機制,確保所有參與考核人員能夠及時處理與績效考核管理相關的業務流程(例如,考核表單設定、審批,績效溝通,績效申訴等),確保績效管理流程的順暢。


收益7:考核結果發布后,可與人事、薪資系統接口,為員工升遷或薪資計算提供參考依據,并可生成相關培訓建議,使考核結果得到充分應用。


文:北京朗新天霽軟件技術有限公司 咨詢顧問 張玉



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